“ทฤษฎีจุดคอขวด” แนวคิดการแก้ปัญหาแบบ "ทำน้อยได้มาก"

ทฤษฎีจุดคอขวด ทำน้อยได้มาก

“ปัญหา” เป็นเรื่องที่ทุกคนต้องเจอทุกวัน วันนี้มีเทคนิคการแก้ปัญหาประเภททำน้อยแต่ได้มาก เหมาะกับคนคูลๆ ชิคๆ ฉลาดนิดๆ ขี้เกียจหน่อยๆ มาฝากกันค่ะ

หลายอาทิตย์ก่อนเราเขียนถึงวิธีเลือกการแก้ปัญหาด้วยการตัดหรือคัดวิธีแก้ปัญหาที่ไม่เข้าท่าออกด้วย 2 คำถามคือ

• วิธีที่แก้แล้ว ทำให้เกิดปัญหาเดิมซ้ำ
• แก้ปัญหาด้วยแบบนี้ แล้วจะเกิดปัญหาใหม่ที่ใหญ่กว่าเดิม

หลังจากตัดวิธีแก้ปัญหาที่ใช้ไม่ได้ออกแล้ว อาจจะยังเหลือวิธีแก้อีกหลายวิธี แล้วเราควรลองวิธีไหนก่อนดีหล่ะ

คำตอบคือ "วิธีที่ลงแรงน้อย พยายามไม่มาก สามารถนำทรัพยากรที่มีอยู่มาใช้ แล้วส่งผลลัพธ์ที่ชัดเจน" เรียกว่าลงมือลงแรง 20% ทำให้คลี่คลายปัญหาไปได้กว่า 80% เหมือนหลักพาเรโตที่อธิบายด้วยปรากฎการณ์ 80:20

ส่วนตัวชอบเรียกเทคนิคการแก้ปัญหานี้ว่า “ทฤษฎีจุดคอขวด” คำว่า “จุดคอขวด” ยืมมาจากกระบวนการ Value Strem Mapping (VSM) ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารแบบ Lean (Lean Management) หรือการปรับปรุงกระบวนการผลิตให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ผลิตได้รวดเร็วขึ้น ของเสียลดลง

VSM เป็นการคลี่กระบวนการทำงานของแต่ละขั้นตอนออกอย่างละเอียด เพื่อมองหาว่าแต่ละขั้นตอนมีงานอะไรที่ไม่จำเป็นอยู่บ้าง หรือมีคอขวดของกระบวนการที่ทำให้เกิดการรอคอย เหมือนกับช่องทางการจราจรที่แคบลงทำให้รถติดซึ่งเป็นการสูญเปล่ารูปแบบหนึ่ง

แนวคิดการแก้ปัญหาแบบ “ทฤษฎีจุดคอขวด”

สาเหตุที่ชอบเรียกแนวคิดการแก้ปัญหาแบบนี้ว่า “ทฤษฎีจุดคอขวด” เพราะทุกคนสามารถนึกภาพคอขวดออกว่าเป็นความคับแคบ ตีบตัน ติดขัด เหมือนถนนที่กำลังซ่อมจะมีกรวยบีบช่องทางการจราจรให้เหลือพื้นผิวถนนแคบลง กลายเป็นลักษณะคอขวดทำให้รถยนต์เคลื่อนตัวได้ช้า

ดังนั้นในการแก้ปัญหาถ้าเราสามารถหาจุดที่ส่งผลกระทบมากที่สุดหรือสาเหตุหลักของปัญหาเจอแล้วพุ่งเป้าไปแก้ตรงนั้นเลย ย่อมประหยัดเวลาและทรัพยากรมากกว่า

ยกตัวอย่างเช่น ไปทำงานสาย ถ้าเราสามารถจับเวลาตั้งแต่ตื่นนอนจนถึงที่ทำงาน จนรู้ว่าเราเสียเวลาส่วนใหญ่ไปในกิจกรรมไหนบ้าง เราก็สามารถพุ่งตรงไปแก้ที่กิจกรรมนั้นได้เลย เช่น เวลาส่วนใหญ่หมดไปกับการคอยวินมอเตอร์ไซค์ปากซอย ซึ่งนอกจากนานแล้วยังเอาแน่เอานอนกับเวลาไม่ได้

ถ้าตรงนี้เป็นจุดคอขวดของปัญหาจะเป็นไปได้มั้ยที่เราจะผูกปิ่นโต นัดวินมอเตอร์ไซค์เจ้าประจำทุกวันในเวลาเดียวกันให้มารับถึงหน้าบ้าน เป็นต้น

เคล็ดลับการแก้ปัญหาแบบทำน้อยแต่ได้มาก คือ การเก็บข้อมูลก่อนหน้าและหลังการแก้ปัญหาเพื่อจะได้รู้ว่าวิธีนี้แก้แล้วได้ผลมากน้อยขนาดไหน ถึง 80% หรือไม่

จุดที่ยากที่สุด หากเราแก้ปัญหาด้วยวิธีนั้น

นอกจากนี้ วิธีแก้ปัญหาทุกวิธีจะมีจุดคอขวดด้วยเช่นกัน "จุดคอขวด" ที่ว่าคือ “จุดที่ยากที่สุด หากเราแก้ปัญหาด้วยวิธีนั้น” ไม่ว่าจะเป็นการใช้ทรัพยากรมากเกินไป ใช้คนเยอะเกินไป ใช้เวลาเยอะเกินไป อะไรที่ยากสำหรับเราเมื่อต้องใช้วิธีการนั้นแก้ปัญหาให้ถือว่าเรื่องนั้นเป็นจุดคอขวด เมื่อค้นพบจุดคอขวดแล้วให้เราลองคิดดูว่าเราจะทลายจุดคอขวดนั้นได้อย่างไร

การคำนึงถึง“จุดคอขวด” ในลักษณะนี้ จะช่วยให้เราประเมินสถานการณ์ได้ว่าเราต้องทำอะไร ยังไงบ้าง ต้องเตรียมตัวอย่างไร ขอความช่วยเหลือจากใคร

เคล็ดลับของการทลายจุดคอขวด

วิธีแก้ปัญหาที่เราเลือกใช้คือ ไม่จำเป็นต้องทำเอง เราสามารถหาตัวช่วยได้ “ใครที่จะช่วยทลายจุดคอขวดนี้ได้บ้าง” ยกตัวอย่างเช่น จุดคอขวดของธนาคารเมื่อหลายปีก่อน คือให้ลูกค้ากรอกข้อมูลในใบฝากถอนเงิน ลูกค้าแต่ละคนใช้เวลาเขียนไม่เท่ากัน บางคนเขียนนานมาก ทำให้ลูกค้านั่งรอในสาขาจำนวนมาก ปัจจุบันขั้นตอนนี้เจ้าหน้าที่ธนาคารเป็นผู้ทำแทน ลูกค้ามีหน้าที่เซ็นชื่อในแบบฟอร์มให้ถูกต้องเท่านั้น

ถ้าเราไม่สามารถจัดการกับจุดคอขวดได้

สำหรับวิธีการแก้ปัญหาที่เราไม่สามารถจัดการกับจุดคอขวดได้แน่นอน "ก็ให้ตัดทิ้งไปตั้งแต่แรก" การพิจารณาถึงจุดคอขวดของวิธีแก้ปัญหาก่อนจะช่วยให้เราไม่เสียเวลาโดดไปแก้ปัญหาแล้วไปค้นพบที่หลัง ว่ามีอุปสรรคบางอย่างรอเราอยู่ และหลายครั้งเป็นอุปสรรคที่เราแก้ไม่ได้

แต่ถ้าเราประเมินก่อน เราจะเห็นแนวทางแก้ไข สามารถเตรียมพร้อม ขอความช่วยเหลือ แสวงหาความร่วมมือได้แต่เนิ่นๆ ซึ่งย่อมดีกว่าลงมือไปแล้วพบว่าวิธีที่เราทุ่มเทเริ่มต้นมาทั้งหมดนั้นไปต่อไม่ได้ ทำให้เสียทั้งเวลาและกำลังใจในการแก้ปัญหา ซึ่งในที่นี้รวมถึงการริเริ่มทำงานหรือโครงการใหม่ๆ ด้วยเช่นกัน

บทความอื่นที่น่าสนใจ

• "ปรับพฤติกรรมแก้ปัญหา" เมื่อตัดสินใจช้า เรื่องนั้นจะกลายเป็นปัญหา
• "วิธีรับมือปัญหา" ลองมองในองศาที่ต่างออกไป อาจเห็นทางออกชัดขึ้น
• "การตัดสินใจ" คิด วิเคราะห์ แยกแยะ ทางเลือกครั้งสุดท้ายก่อนเปลี่ยนงาน

เพชร ทิพย์สุวรรณ

อดีต Corporate HR ที่ชอบเม้ามอยเทคนิคและเคล็ดลับการทำงานผ่านตัวหนังสือ

ปัจจุบันเป็นวิทยากรและที่ปรึกษาด้านการคัดเลือก พัฒนาบุคคลากรของ ALERT Learning and Consultant