บริษัทเทคโนโลยี นำร่อง Work from home ช่วงโควิด-19 ระบาดหนัก

ดร.อสมา กุลวานิชไชยนันท์ (ดร.แป้ง) CEO & Co-Founder บริษัท Coraline ผู้เชี่ยวชาญและให้บริการด้าน Big Data CEO เปิดเผยว่า บริษัท Coraline เป็นหนึ่งในบริษัทที่ได้เริ่มโครงการ Work from home มาตั้งแต่ช่วงที่โควิดระบาดใหม่ๆ จนปัจจุบันเรียกได้ว่าเป็นบริษัท Work from home 100% กับประสิทธิภาพการทำงานที่ไม่แตกต่างจากเดิมและยังมีการพัฒนาระบบการทำงานขึ้นเรื่อยๆ เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ในยุคปัจจุบัน

เธอยังมองว่า  เมื่อ WFH กลายเป็นสิ่งที่ต้องทำ ด้วยสถานการณ์ Covid-19 ในปัจจุบัน ทำให้ชีวิตประจำวันของเราทุกคนเปลี่ยนแปลงไป โดยเฉพาะอย่างยิ่ง รูปแบบการทำงาน ซึ่งส่วนใหญ่เราต่างใช้เวลา 5 วันต่อสัปดาห์ในที่ทำงาน ผู้บริหารจำเป็นต้องวิเคราะห์ถึงความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น หากจำเป็นต้องทำงานในสถานที่ 

การทำงานที่บ้าน หรือ Work from home นั้น ไม่ได้เหมาะกับทุกคน และทุกตำแหน่งงาน เช่น งานที่ต้องมีการส่งเอกสารเป็นรูปเล่ม หรืองานที่จำเป็นต้องประสานงานกันต่อหน้า เป็นต้น แต่หากเป็นงานที่สามารถส่งรายละเอียดถึงกันผ่านทางช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยเนื้องานก็จะสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ 

อย่างไรก็ตาม การทำงานแบบ Work from home มักเจออุปสรรคด้านการสื่อสาร อาจเป็นเพราะความเคยชินที่มีการพบปะกันในที่ประชุม แต่ต้องปรับเปลี่ยนไปเป็นการสื่อสารผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ 

ถ้ามองในประเด็นเรื่องการประชุมทางไกล หัวข้อนี้ไม่ใช่เรื่องใหม่ เพราะในอดีตมีการประชุมทางไกลกันเป็นเรื่องปกติ เช่น การประชุมกับต่างประเทศ หรือแม้กระทั่งการประชุมทางโทรศัพท์ในกรณีที่จำเป็น ดังนั้น แท้จริงแล้ว อุปสรรคของการทำงานแบบ Work from home อาจจะไม่ใช่เรื่องเทคโนโลยี แต่เป็นวิธีการที่ต้องมีความชัดเจนเสียมากกว่า”

ยิ่งเป็นบริษัท IT ยิ่งต้องปรับตัวเร็ว 

ดร.อสมา ระบุว่า สำหรับบริษัทด้านเทคโนโลยี การทำงานแบบ Work from home ไม่ควรจะเป็นปัญหาใหญ่ เพราะบริษัทด้านเทคโนโลยีย่อมมีความสามารถในเรียนรู้ Platform ต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย จะเห็นได้ว่า บริษัทใหญ่ ๆ อย่าง Facebook, Spotify และ Twitter ได้ประกาศ Work from home ตลอดไป อย่างไรก็ตาม พบว่ามีอีกหลายบริษัท แม้จะได้ชื่อว่าเป็นบริษัทด้านเทคโนโลยี แต่ก็ยังไม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับวิธีการทำงานแบบ Work from home ได้ 

กระบวนการในการ Work from home ไม่ใช่แค่ประกาศให้พนักงานทำงานที่บ้านเท่านั้น แต่จะต้องมีขั้นตอนในการตรวจสอบ ส่งมอบงาน และกระจายงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีการเลือกใช้เทคโนโลยี หรือ Platform ที่เหมาะสม ซึ่งตรงนี้เอง ทางผู้บริหารจะต้องจัดเตรียมเครื่องมือ และอธิบายวิธีการทำงานอย่างชัดเจน 

ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงาน 

บริษัท Coraline มีการใช้ Slack เป็นช่องทางการสื่อสารตั้งแต่ต้น เพราะ Slack สามารถเชื่อมโยงข้อมูล ผ่านทาง API กับ Platform อื่น ๆ ได้ อีกทั้ง การแยกส่วนระหว่าง Line ที่เป็นการสื่อสารทั่วไป กับ Slack ทำให้พนักงานสามารถบริหารงานได้สะดวกมากยิ่งขึ้นอีกด้วย

นอกจากนั้น ดร.อสมา ยังบอกด้วยว่า การกระจายงาน และติดต่องานด้วย Platform บริหารงานอย่าง Jira ก็ถูกนำมาใช้ ควบคู่ไปกับ Bitbucket สำหรับเก็บการควบคุมการปรับปรุงแก้ไข (Version control) สำหรับการพัฒนา Code ต่าง ๆ นอกจากนี้ ยังมีการใช้ Discord เพื่อเป็นห้องประชุมแบบทางไกลภายในองค์กรอีกด้วย สำหรับการสื่อสารภายนอกองค์กร จะมีการใช้ Google Meet และ Zoom ในการติดต่อกับบุคคลภายนอก 

เครื่องมือ เป็นเพียงส่วนหนึ่ง แต่การวางกรอบกระบวนการต่างหาก ที่เป็นหัวใจหลัก ใน Coraline จะมีการ Stand up meeting (รายงานผลสิ่งที่ได้ทำและสิ่งที่จะทำต่อในแต่ละวัน) ทุกเช้า โดย Team Lead แต่ละ Team จะทำหน้าที่นำการประชุมภายในทีม เพื่อมารายงานผู้บริหารในแต่ละวัน กระบวนการนี้ ทำให้สามารถตรวจสอบกิจกรรมภายในองค์กรได้ นอกจากนี้ยังมีการกรอก Time Sheet เพื่อสร้างวินัยให้กับพนักงานในองค์กร

ดังนั้น การ Work from home จึงถือเป็นตัวชี้วัดอย่างหนึ่ง ที่ทำให้เห็นว่า Team มีความพร้อมแค่ไหนสำหรับการเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สำหรับองค์กรที่เรียกตัวเองว่า “บริษัทด้านเทคโนโลยี” ที่จำเป็นต้องปรับตัวอยู่เสมอให้เป็นไปตามเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว 

ปรับ Work from home ให้กลายเป็น New normal 

ท้ายสุดนี้ ผู้บริหารของบริษัทคอราไลน์ย้ำว่า การ Work from home เป็นการเปลี่ยน Process การทำงานภายในองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อเจอวิกฤตที่เลี่ยงไม่ได้ และเป็นสิ่งที่ต้องทำ นี้จึงเป็นบทพิสูจน์สิ่งที่สะท้อนให้เห็นถึงความชัดเจนของผู้บริหารในการวาง Direction ขององค์กร เพราะถ้าแค่ Process ภายในบ้านยังวางแผน และปรับเปลี่ยนไม่ได้ แล้วจะสามารถวาง Process ด้านหน้าไปสู้กับตลาดได้อย่างไร?

Work from home ไม่ควรเป็นอุปสรรคอีกต่อไป เพราะนี้อาจจะเป็น (New) Normal สำหรับเราทุกคนก็เป็นได้